やりたいことやりたいので生産性を上げたいです

投稿者: yasushi_cohi 投稿日:

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生産性を上げたいと思ったので、考えました。
聞いてください。

 

 なぜ生産性を上げたいのか

うつ病のリハビリを兼ねて社会人にも2年ですか、少しずつ出来ることが増えてきました。
資格や技術の勉強したり、ブログ書いたり、プライベートを充実させたりなどなど。
ちょっとずつやりたいことが増えてきました。最近は指数関数的に増えてきていますが、そこは優先度を考えて選択肢を抑えたりしています。

しかし、止められないこのトキメキ。
それで課題として立ちはだかったのが、

「時間が欲しい!」(あと健康とエネルギーを生む疲れない体と力

優先度を考えてとありましたが、これはイシューを見極めてるわけですね。
次に考えるべきは、「質」です。

色々やってきた中で感じたのは、なんか俺、時間の使い方下手だなと。
浪費してるなと思いました。

今までのうつ病から生存戦略の考え方だと、やはりにはあまり量とか質とかは考えないようにしたいのです。出来なくて当たり前、出来たらラッキーの世界ですから。
特に質に関しては、とってもあまぁーいです。

出来ない日もあって歯噛みをするのですが、それは仕方ありません。
しかし、最近の自分の成果を見てもうちょっと改善できるんじゃないかなという想いというか欲望から、この考えに至りました。

 

やったこと

2冊本を読みました。
「なぜあなたの仕事は終わらないのか?/中島聡」と「生産性/伊賀泰代」です。
2冊とも、前者はAmazonのprimeReadingで、後者は借りて無料で読む事が出来たので読みました。
後、Toeicでちょうど悔しい思いをしていたからですね。
勉強ではなく人生の生産性を上げていれば、もっと成果を上げられていたかなと。

それぞれ見ていきます。

 

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「なぜあなたの仕事は終わらないのか?」

著者の中島聡は、マイクロソフトのプログラマーで、Windowsの「右クリック」と「ドラッグ&ドロップ」を生み出した人です。
その時点でもう凄腕なんですが、学生時代もすごいです。CADのソフトを作って売って、1億ぐらいの資産をすでに持っていたとのこと。これまだインターネットが本格的に始まる前の話ですよ?

じゃあそれらが著者の哲学も含めて、どういう背景で生み出されたんですかねということが書かれていますね。

最近、見積もりとか締切りとか全然甘いので、身が引き締まる思いで読みました。
職業だけは同じ業種のエンジニアなので、親近感が凄かったです。

時間の使い方で、人生は変わるらしいです。
ビルゲイツは時間の使い方で世界有数の金持ちになりました。
マイクロソフトでの経験、著者の学生時代を踏まえながら本書では説明されます。

 

 人の能力がいきなり向上することはありません。ならば時間の使い方を徹底的に詰めるしかない。すなわち、時間を制するものが世界を制している。

 

概要

本書を要約すると

ラストスパート志向をやめて、ロケットスタートで前半に畳み掛けろ!

になります。

四千頭身の漫才では、「前半に畳み掛けんな」とツッコミされますが、人生や仕事ではむしろ逆だということです。そして集中することの重要性も解かれます。

 

前半に畳み掛けた分、時間を創出することで、その分を好きなことに時間を費やせるようになる、と筆者は説きます。
ロケットスタート時間術の真の恩恵はそこにある。嫌なことから逃れるために使って、人生楽しもうぜ、というのが本書の主張だと思います。

 

ラストスパート志向とは

ラストスパート志向とは、締め切りが間近になってから、初めて本気を出し始める人たちのことです。
これのダメさが本書では提唱されます。

確かに、仕事ってなんかダラダラしちゃいますよね。
日本人は朝ダラダラして夜遅くまで働きがちです。
会議もそうですよね、初めはインプットだなんだとダラダラしがちです。
無能でした。
朝とか集中せずに、コーヒー飲むかぁとかしています。そうして昼になり、だんだんとエンジンが掛かってきて、夕方になっても作業が全然進んで終わらずに、夜でカバーして残業!!みたいなケースが結構僕にもあります。そんで、そんなことを繰り返して、締切に遅れてしまう。最悪ですね。
特に案件の最初段階とかそうですね。まだ時間がある、まだオンスケだから・・・と安心してしまう。
タスクも見積もり作成とかで、実際の成果物がないようなものなので余計にダラダラしてしまう。

本気を出すのが遅いんですね。

しかしアメリカ人などは、最初から本気を出すのです。
朝からフルパワーで、案件が始まってすぐにフルパワーで仕事を終わらせるのです。
確かに、日本人でも優秀な人はそんなイメージです。さっさと仕事を終わらせている。

なぜラストスパートが良くないかというと、心理的な余裕=スラックが無くなるからです。
スラックの語源は、チャットツールであるSlackと同じですね。

余裕がないことによる弊害はいくつかあります。
ラストスパートは、締切間近で、全くの余裕がありません。
そんな時に、えげつない問題の沼にハマってしまったり、突発的に外せない用事が出来てしまったり、観点漏れが見つかったり手戻りが発生してしまったりします。それだともう、確実に締切に間に合いません。

また締切に間に合わせようと集中を続けても、これまた弊害が起きます。
同じ問題にハマって同じことをずっとやっていると、思考が同じことグルグル回り、柔軟な発想ができなくなります。誤った方向で思考が進んでいても、それに気づかずに時間を浪費してしまう結果になります。それはトンネリングと呼ばれ、いわゆる視野狭窄状態に陥るのです。

またラストスパートとして、一晩徹夜すると、職務遂行能力やIQが下がることがわかっています。
パフォーマンスが下がれば、問題解決も作業スピードも落ちます。
これではますます仕事が終わりません。

その対策として病院の手術室の例があげられています。手術室がずっと満室なとてもとても忙しいし問題の多い病院がありました。そこでは緊急時以外には使えない病室を一室だけ空けておくことで、仕事が回るようになり問題が減り手術件数が上がったという例です。

これは、ぎちぎちにしてしまうと融通が効かなくなる、その分突発的なスケジュールを入れられない、調整に走るコストも必要になったり、変な待ち時間が出来たりする、といった、スケジュールぱんぱんの弊害を表しています。そういった時に受け入れる余裕を増やすと、うまく回るということの例です。

なので、心理的な余裕=スラックが、仕事には必要だということ。
そのために、最初から本気を出そうよということです。
そうしておけば、早い段階で終わらないことがわかって遅延を報告出来ますし、上司的にも安心するよねと言う理屈です。

その本気を出そうよという戦略が、ロケットスタート術というわけなんですけど、その前に少しなぜラストスパート志向になってしまうのかを考えたいと思います。

 

 なぜラストスパート志向になってしまうのか

要因はいくつか考えられます。

一つは怠惰であるという原因。
嫌な仕事から逃れたい現れとして、ダラダラと行動してしまうのは良くありますよね。不良とか反抗期は真面目に校庭をランニングしないですよね。そういう風に仕事を進めている感じです。
締め切りがだんだん近づいてきて、ヤベェやらないと•••となって初めて慌てて勉強する受験生になるわけですね。

あるいは、別の仕事をやってしまっているから。
案件は一つではなく、会議(生産性が低いやつ)やメール返信・チャット、社内の雑務、エトセトラエトセトラが忙殺してきます。それに対応しているがために、案件の開始が遅れるんですね。マルチタスクになりがちで、集中が出来ていないこともあります。

また始まったばかりで締切に余裕がある仕事は、優先度が低いのですから後回しにされます。本書ではそれの対応も書いています。簡単に言うと、流し時間でやれ、と書かれています。

3つ目に、ラストスパートに美学を感じているから。
最初に四千頭身の漫才を紹介しました。

この「前半に畳み掛けるな」と言うツッコミがなぜ成立するのかと言うと、漫才では後半に向けて盛り上げて面白くしていくからです。
漫才限らず、ドラマでも漫画でもなんでもそうですが、物語に盛り上がりは必要です。そしてだんだんと盛り上がってくるものなのです。前半に畳み掛けるコンテンツは少ない。

仕事でそれをやってるんじゃないかなぁ、と言うのが僕の仮説です。
人生でも、日常でも、やはり求めちゃいますよね、ストーリー。
それと同じ文脈・型に無意識で当てはめているんじゃないのでしょうか。もしかしたらですよ。

このまだ伏線を張っている状態・前座の段階で、手を抜いているのです。
本当はストーリーだって動いているはずなのに。

とはいっても余裕があるから、手を抜いているのだと思いますが。
最初はのんびりしてしまう、というのが諸悪の根源ですね。

じゃあどうやってそののんびりをやめるのか??
というのが解決策なんですけど、本書では書かれていませんね。
僕は健康だと思います!(唐突な主張)

 

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ロケットスタート術とは

さてラストスパート志向をやめてロケットスタートで始めるのですが、やり方があります。
キーワードは2つです。

・プロトタイプを作る
・界王拳

ちょっとずつみていきます。

 

プロトタイプを作る

プロトタイプを作ることで様々な恩恵があります。
まずは、全体像が描けると言うこと。
全体を眺めることで、問題になりそうなところを事前に気づけます。

また実際に作ることで、気づけることが多くあると言うことです。
実際に作ってみないとわからないことはたくさんあります。
実際に動かせるもの、ビジュアルで視覚的にされているもの、可視化されていることと言うのはとても思考が進みます。いろんな観点を洗い出すことができるようになります。
また、説得力も増します。デモに使ったエピソードが紹介されました。

これは、認知資源を削減されるからですね。
本書で認知資源が説明されています。
よく会議で空中戦になって、議論に収拾つかなくなるのは、脳内のリソースが足りていないからです。
議論にはやることいっぱいあります。相手の主張を聞く・自分の主張を考える・感情・これまでの議論内容の保持するなどめちゃくちゃ情報量が膨大なんです。だからホワイトボードに書き出しますよね。

具現化することで、ああだこうだ言いやすくなるのです。同じものを見て会話することが出来るのです。実際に作るというのは、生産性の高い、とてもとても有益な行為なのです。生産しているんですけどね。

 

界王拳を使う

次に界王拳です。
これは、集中する時に使うイメージです。
界王拳の細かい説明は省きますが、オーラが出せている最強の状態を表現できればまぁなんでもいいでしょう。
ワンピースで言うならギアセカンドかフォース、NARUTOで言うなら写輪眼とかですか?古いですね。
BREACHだと卍解ですか、もういいですか。

中でも使うのは20倍界王拳です。
それで、10日ある仕事を2日で仕事の8割を終わらせます。2日で終わらせるといっても全てではな
くプロトタイプを作りきって全体を作ると言うことですよ。兵は拙速を尊ぶ・拙速は巧遅に勝る、など色々言葉がありまが、まさしくそうです。
細部にこだわるのは後でいいのです。100点ではなく70点80点をまず目指して提出するのです。
100点を作らないと提出できない評価恐怖症を乗り越えるのです。アジャイルやアプリのアップデートと同じ。
もしそれで終わらなければ、期限の延長を申し出ます。

本質的な・根幹的な部分を作って全体像を描くこと、つまりプロトタイプを作ると言うことは何もシステムだけの話ではないのです。フィジビリティとかにも通じる考えですね、実際に試行錯誤をやってみる実験精神。

これがロケットスタート術です。
これであなたの仕事は終わります。(強引)

詳しいことは本書を見ましょう。

 

言葉・TIPS

あと気になったキーワードを紹介しておきます。
あれもこれもとやっていると、この記事が終わらないので、気まぐれで追加します。

 

・絶対に締切は守ること
ビルゲイツは特に厳しい。
他の人が遅れそうなら、仮置きでモックアップを作る。

・困難は分割する
複雑な問題を切り分けて独立しているかどうかを考える。
ビルゲイツが良く言っていた。

そして大きなタスクも10日レベルでブレイクダウンする。スプリントに似てる。
一日のタスクは、15分分割にできる粒度にする。

・準備(予習と復習)の重要性
これ認知資源の話ですよね。準備しておくと目的にフォーカス出来ると言う。
会議でもなんでも、目的は大事ですよと。
著者の学生時代は、予習をすると、授業の生産性(効果)が上がる。
まずはインプットから、がなくなるから。インプットされたデータを保持しながら、理解と思考と定着を測らなければならない。それは結構過酷な作業である。

・目的のない勉強は続かない。必要に勝てない。
何かをしたいという衝動があって、必要に迫られれば、人は大抵やってしまう。
やりながら覚える。走りながら身につける。手を動かしながら考える。崖から飛び降りながら飛行機を組み立てる。そういう精神。まずは崖から飛び降りること。
洋書が読みたいなら、洋書を読めばいいじゃない。

・ブログでのアウトプットは大切
・昼寝や仮眠は老廃物を取り除く大切な作業。積極的に取り入れよう。
・やはり朝方は大事。66日で習慣を定着させよう。朝型夜型クロノタイプ?知らん!
・寝る前に明日のタスクを15分刻みで書き出そう

 

「生産性」

伊賀泰代さんは「採用基準」でお馴染みのマッキンゼーコンサルタントの方です。
「イシューより始めよ」の安宅和人さんと同期らしいです。そうだったのか、ちきりん。

【時間100分の1】「イシューからはじめよ」をレビューしたかった

 

この本は前々から気になっていたので読む機会が得られて良かったです。

 

概要

改めて、生産性の式を見ましょう。

生産性 = 成果 ÷ 投入資源

これ、大事です。
いや、わかってるんだけど、わかってないんだよなぁ。

著者は成果・投入資源を改善するのに、革新と改善のアプローチがあるとします。

改善は、無駄の排除・効率化・スキルアップ。
革新は、新技術・パラダイムシフト、ビジネスプロセスの再構築など

この革新が、イノベーションが日本では少ない。
やり方を変えるが主な方法。再構築や見直しをする。

そして、イノベーションの少なさは「生産性への意識」の低さから起きると指摘します。
これは僕にとって晴天の霹靂でした。

革新とか創造性って、生産性と対極にあるものだと思っていたからです。

 

生産性という言葉への忌避・アレルギー

やはり一般的には、生産性を上げる=投入時間を削減することをイメージしやすいです。
人件費削減・コストカット、効率化。

それで思いつくのは成長(能力向上や慣れ)や学習とか自動化とかでしょうか。

 

ただそれらって、生産性とは違うじゃないですか。
自動化も、まずはスクリプト言語かツールについてとか学ばないといけないじゃないですか。
学習とかに効率とかあんのか?
成長(慣れとか能力の向上)って時間かかるよな??試行錯誤するよな????
お前の脳みそは一回で全部理解できんのか??お????

それに効率とか時間の削減を求めてどうする??

全く、余白の方から創造性というのが生まれて、生産性につながるんだよなー。
そんなに縛らずに、もっと自由にラフに生きろよ!!

って僕も思ってました。
新人の時とか育成の時とか特に、なんか思ってましたねー。
間違ってはいないんですが、でもどこかロジックが違っていますね、全然考えれていないですね。

 

これも本書では喝破されます。

「イノベーションと生産性の向上は両立し得ない、二者択一の概念であるという誤った考え方も、組織全体に生産性の概念を普及させる大きな障害になっています。」
「イノベーションを自体を生み出すプロセスには生産性を持ち込まない方がいいという話であって、生産性という概念を一切無視すべし、という話ではないのです。」

クリエイティブな作業に従事する人に考えられがちです。もちろん、余白時間が創造を生み出すこともあります。知的好奇心によって生まれるものですね、大きいものから小さいものまで。

なぜ生産性という言葉ににアレルギーを覚えるかというと、自由を奪われるからですね。

効率化の名の下に管理下に置かれて、自由がなくなる。余白や遊び部分がなくなる。その制御不能な状況にとてつもなく嫌悪感を抱いてしまう。

しかし本来は、投資対効果という言葉にもあるように、投入時間とそれによって得られる恩恵を全部含めた上でどれだけ生産性が高いか、という言葉なのです。

そのイメージをまず僕は持つことからでしたね。

 

 

製造分野では、プロセス改善に全力を注いでいます。
そのせいで「生産性を上げる手段=改善的な手法によるコスト削減」という感覚が定着してしまったと著者は言います。
ですが著者は、「最も多くイノベーションが起こっているのは、技術分野を含めた製造業である。
それが、生産性という概念が根付いた分野であることと、偶然ではないでしょう。」とも言っています。

生産性を高めた分、余白時間が生まれます。
これは時間削減だけでなく、成果を高めることによっても創出することができます。

例えば会議の成果を高めた場合やコミュニケーションの成果を高めた場合。
余計な作業の削減とも言えますが、成果を高めた結果に近いでしょう。

その時間を使って、課題を解決するための新しい創造的な方法を考えるべきなのです。

なので、生産性を高めるということは、余白時間や遊び、自由を求めるために出来ることとも言えるのです。

 

生産性を高めるためにできること

その行動(投入資源)がどれだけ成果(目的)に寄与したかを考えなければなりません。
目的ドリヴンですね。

質を追求するということです。価値について考えるということです。
価値を見いだすのは他者です。自分ではありません。上司や顧客や市場やチームメンバです。

僕が本書で衝撃を受けた?というかハッとさせられたことに、ストップウォッチによる作業時間の計測が挙げられています。

マッキンゼーでの新入社員は、キッチンタイマーやストップウォッチを使って、何にどれだけ時間がかかっているかを計測しているそうです。
これは付加価値の低い作業に、どれだけの時間を使っているかを可視化させるためで、作業の最適化を目標としています。不要な情報を収集していたり、グラフを綺麗にするといった細部にこだわっていたりなどが例です。

作業時間として出てくるという、非常に残酷で息の詰まるようなことのように思えますが、これはめちゃくちゃ必要なことだと今となっては思います。

何にどれだけ時間がかかっていたのか、それをまず知ること。
そして次に、同じだけの成果を出すために、縮めることができるのはどこか。

削減ではなく、成果を高めるための別のアプローチはどうか?
改善ではなく、やり方を根本から変える革新のアプローチではどうか?

またキッチンタイマーを導入することで、強制力が生まれます。なんとなくやっていた作業に、時間が計測され比較対象になる。

余白大好き人間にとってはそんな残酷なことはありません。恥をかくかもしれないし。
でも著者は、その時間を評価に使うべきではないと言っています。生産性を高めるために計測する。

そこまでやるか?やれるか?と思いました。

実際にストップウォッチでやり始めたら、なんかゾワゾワしますよね。だからアプリとかでコソコソやりたいっすね。嫌、堂々とやればいいやん。

著者は、違う文脈ではありますが、イノベーションを生むには切実な想いが必要であると言います。
そういう想いも、出て来るきっかけにはなるのでしょうか。

 

言葉・TIPS

あと気になったキーワードを紹介しておきます。
やはり、優秀な組織は凄い文化や概念を表す言葉を持っています。
特に、マッキンゼー流の資料の作り方と会議の仕方は有用でした。

・お互いを高めあう
スキルや仕事をブラックボックス化しない。
自分はどう進めるのかを言語化して共有したり、人の進め方などを聞いたりできるだけオープンにする方が良い。そう言った方が、チームとしても生産性が高まりますし、成長につながります。

変なプライドを持たずに、幾つになってもちゃんと謙虚に聞けるマインドでありたい。バカにされるかもしれないっていう、心理的安全性っすね。組織が担保を頑張るべきですが、そこは個人でも振り切れるようにしたい。

・ブランク資料を作る
目次と小見出しだけの、データだけすっぽり抜けたもの。
設計図と同じ。
何を探せばいいか?がわかる。

それでアウトプットイメージを持つこと。
これはイシュードリヴンでも指摘されていた。
途中で面白いデータに出会ったら、それは設計図とブランク資料を作り直さないといけない。
ただ関係のない面白いデータは、生産性と関係がないので、「面白かった」で満足しないよう気をつける必要がある。業務外でやれ。

人生設計もまさしくこれなのだ。
作り直さないといけない。何回も何回も。
設計図は、最初から一貫してる方がいい。人生設計図が、思惑通りであること。これはクソ常識。

・必要条件レベルと中途半端なレベルの違い

 

・会議では説明させない
これはビルゲイツと一緒でした。
論点にのみフォーカスし、意思決定行う。
ちゃんと会議の目的を達成するために、時間を使う。達成基準を設ける。

・ポジションを取る。
これ、マッキンゼー用語なんですね。
優秀な組織の文化とか考えって、マジで財産ですね。

自分自身の意見を明確にすること、これをポジションを取ると言われています。
不確実性の中でも、意思決定をする・決断をするということ。
情報は充分に集めることは不可能。

何も判断しないより、悪い判断をするよりがマシ、という経営世界の考え。
全員がファシリテーションとなる。

Aとも言えるが、Bとも言える。についてはこちらの記事。

 

・決断に足りていないのは、情報か?ロジックか?
もし情報であるなら、仮置きする。
テストデータやモックで作るのと同じく、もし〇〇なら?というデータを与えてみる。
ロジックがなければ情報収集しても意味がないので、まずは意思決定のロジックを作る。
ロジックがしっかりしていれば、あとはデータさえ集めれば意思決定ができるので、情報取集になる。

 

共通点・学んだこと

「なぜ仕事が終わらないのか」では、ロケットスタート術についての学びと集中することについてを考えさせられました。集中せずにダラダラやるのは良くないということですね。マルチタスクしてみたり、最初はのんびり余裕をかましてみたりなどなど。

また心理的な余裕=スラック・プロトタイプ作成の考えをもとに、仕事を早目に終わらせることについて学びました。
それは、自分のやりたいことに時間を使うために、時間を創造するんですね。

「生産性」では、生産性への意識こそが革新(イノヴェーション)をもたらす、ということを気付かされました。これはスラックの創出に他なりません。

また何に時間が掛かっているのかを測るのにストップウォッチを使う件もハッとさせられましたね。最近、タスク管理がおざなりで、まじでナァナァにやっていました。ごめんなさい。

ブランク資料とプロトタイプは重なりました。まずは設計図・全体像を描いてしまう。
アウトプットイメージを持つことと、プロトタイプを作り切ってしまう。

だから自分は、生産性の改善をすべきなんだなぁと思いました。
意識というだけではダメで、可視化というか、そのレベルが必要ですね。

 

じゃあこれからやること(やっていること)

ポモドーロの導入がちょうどいいかなぁと思い、試しています。
そもそもやってみたかったんですが、「生産性」を読んで導入を決意しました。
しかし、ポモドーロではストップウォッチによる時間の計測ができないので、そこは要観察ですね。

今の所、ポモドーロは結構いいのでは?と思います。誘惑に負けたりすることも多いんですけどね笑
ポモドーロ導入記事についてまた機会があれば書きたいと思います。

他にはトラッカーですかねぇ。
記録が欲しい。
そして記録をもとに、振り返りがしたい。

誘惑に負けて別のことをやっているのが多い。余白時間というか謎の時間がある。それは何ていうか無目的な時間。無くしてはいけないけど、そのための時間は別で取るべきかなぁと思います。ダラダラとそれをやるのはあまりよろしくない気がする。

 

まとめ

・生産性を高めることが、余裕を生む
・余裕=スラックこそが、イノヴェーションを生む
・イノヴェーションが、生産性をさらに高める

 

ところで、この記事の生産性は?

書くのに7時間くらい掛かっています。

一万字くらい書いてますね、アホかと。開発したかったのに!!!
「なぜ仕事が終わらないのか?」を書いてる途中で、ちょっとAmazonレビューを見てしまったのと、関係のないブログを見てしまったことが敗因ですかね。いや、それ削減しても微妙か。

やはり厳密に測るには、ストップウォッチが必要ですね。

ポモドーロの30分だと妥協してしまう。というか、集中してたり焦っていたりすると、計測を忘れたりするんすよ、言い訳。

 

これから現れる成果としては
・自分の中で考えがまとまり、のちの人生に活かせる
・記事として発信できる
の二つですね。

どちらもこれから目に見えて現れるわけです。ううー。
最初にアウトプットイメージ・ブランク資料・プロトタイプが作れていたか?

そういうところですかね、頑張ります。

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